Maurice Schweitzer, một giáo sư trường Wharton thuộc Đại học Pennsylvania (Mỹ) cho biết, cụm từ “Tôi xin lỗi” có ưu điểm và cả những nhược điểm, đặc biệt tại nơi làm việc. Ông cho rằng cụm từ này dù chúng thể hiện trọn vẹn sự quan tâm, đồng cảm và hối cải, song lại không phải là cách hiệu quả nhất để cho thấy tinh thần chịu trách nhiệm. Schweitzer chia sẻ với CNBC Make It: “Nói lời xin lỗi là việc nên làm nhưng nó cũng có thể đưa chúng ta vào vị trí được mô tả như là một kẻ không quyết đoán”.
Một nghiên cứu năm 2012 được công bố trên Tạp chí Tâm lý Xã hội Châu Âu cũng cho thấy những lợi ích tiềm năng khi bạn tránh nói lời xin lỗi. 95% người trả lời khảo sát nói rằng điều này khiến họ cảm thấy “lòng tự trọng dường như lớn hơn và cảm giác quyền lực (hoặc quyền kiểm soát) cũng vậy”.
Thông thường, một lời xin lỗi được xem như một cái cớ để biện minh cho một điều gì đó. Cụm từ này được sử dụng thường xuyên đến nỗi chúng tôi thậm chí không thể nhớ mình đã nói bao nhiêu lần. Tất nhiên, khăng khăng không xin lỗi tại nơi làm việc cũng có thể phản tác dụng, nhưng bạn nên biết rằng cụm từ “Tôi xin lỗi” chỉ thực sự hữu ích khi hành động của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến một cá nhân, một số người.
Mặc dù một lời xin lỗi thể hiện đầy đủ sự quan tâm, đồng cảm và ăn năn, nhưng đó không phải là cách hiệu quả nhất khi bản thân người nói muốn chịu trách nhiệm về điều gì đó.
Ví dụ: khi khách hàng của bạn mua một sản phẩm không hoàn hảo hoặc tức giận vì hàng không được giao ngay, hầu hết phản hồi của chúng tôi sẽ là xin lỗi. Đừng đưa ra lời xin lỗi một cách dễ dàng vì bạn không trực tiếp gây ra những điều đó. Đôi khi khách hàng sẽ có những kỳ vọng chưa phù hợp với những gì họ bỏ ra.
Theo Giáo sư Maurice Schweitzer, thay vì sử dụng cụm từ “Tôi xin lỗi”, bạn có thể nói “Tôi sẽ chịu trách nhiệm và cải thiện chúng”. Đây là một lời xin lỗi gián tiếp, nhưng nó vẫn cho thấy rằng bạn đã nhận ra những thiếu sót của mình và sẵn sàng để mọi thứ trở nên hoàn hảo.
Schweitzer nói: “Nếu bạn nhận ra sai lầm của mình, bạn cần thể hiện điều đó. Tôi nghĩ việc nói cụ thể về kế hoạch sửa chữa của bạn là rất có tính xây dựng.”
Điều quan trọng nhất là hãy thể hiện trách nhiệm của bạn khi đề xuất các giải pháp thay vì chỉ tập trung vào những sai lầm trong quá khứ. Làm như vậy có thể giúp bạn giảm bớt áp lực phải trở nên hoàn hảo. “Chúng ta nên học hỏi từ những sai lầm của mình và tìm cách hạn chế chúng. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là chúng tôi sẽ không bao giờ mắc sai lầm”, Schweitzer nói.
Trên thực tế, chúng ta thường xin lỗi vì nghĩ rằng mọi người sẽ đánh giá cao sự lịch sự và thái độ. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, mọi người muốn nhận được sự ghi nhận của bạn về những gì họ đã làm. Lúc này, một lời cảm ơn sẽ mang lại rất nhiều giá trị.
Ví dụ: khi đến muộn một cuộc họp, thay vì xin lỗi, bạn có thể nói “cảm ơn vì đã kiên nhẫn chờ tôi”. Tuy nhiên, không xin lỗi hoặc đưa ra lời xin lỗi nửa vời sẽ chỉ làm xấu đi mối quan hệ. Điều này khiến bạn trở nên bị cô lập và dần dần không còn cảm thấy thoải mái khi nói chuyện với mọi người.