Hãy xem xét kịch bản này:
Trưởng nhóm: A bây giờ bạn có bận không?
Bạn: Tôi đang bận, lãnh đạo. Có chuyện gì vậy?
Lãnh đạo: Không sao. Tôi muốn giao cho bạn một công việc quan trọng. Nếu bạn bận rộn, hãy để người khác làm việc đó.
Bạn chết lặng.
Ngày hôm sau.
Trưởng nhóm: A, bây giờ bạn có bận không?
Bạn: Tôi không bận, bạn nói gì!
Lãnh đạo: "Tuyệt vời! Bạn nhanh chóng mua 10 hộp cơm trưa. Chúng tôi có một cuộc họp cho đến trưa và chúng tôi không có thời gian để đi ăn.
Bạn lại chết lặng.
Kịch bản như vậy không phải là hiếm. Khi người lãnh đạo hỏi bạn: "Bạn có bận không?" Nếu bạn nói rằng bạn không bận, bạn sợ rằng người lãnh đạo sẽ nắm lấy cơ hội để giao việc. Nhưng nếu bạn nói bận rộn, bạn lại sợ rằng người lãnh đạo thực sự có nhiệm vụ quan trọng nào cần sắp xếp, như vậy bạn sẽ bỏ lỡ một cơ hội đáng tiếc.
Vậy, bạn nên làm gì?
Câu trả lời là: nó phụ thuộc từng tình huống. Trước tiên, bạn cần tìm hiểu ý định của sếp (hoặc khách hàng tiềm năng) là gì.
Người lãnh đạo hỏi bạn "Bận rộn?" Có ba tình huống có thể xảy ra.
1. Người lãnh đạo tình cờ gặp bạn trên đường và hỏi bạn: "Gần đây bạn có bận không?"
2. Khi nói chuyện với bạn về những điều khác, nhà lãnh đạo đột nhiên hỏi: "Gần đây bạn có bận không?"
3. Khi bạn đang ở nơi làm việc, người lãnh đạo đột nhiên đến gặp bạn và hỏi bạn có bận không.
Ba kịch bản này đòi hỏi các chiến lược trả lời khác nhau.
Nhưng hãy lưu ý rằng trong cả hai trường hợp, bạn không thể trả lời trực tiếp "Bận" hoặc "Không bận".
Khi bạn nói "không bận", bạn đang nói với nhà lãnh đạo rằng "khối lượng công việc của tôi quá ít".
Khi bạn nói "bận", bạn đang nói với người lãnh đạo "đừng đến giao việc cho tôi bây giờ."
Nhà lãnh đạo hào phóng sẽ không bận tâm.
Tuy nhiên, nếu bạn gặp một nhà lãnh đạo nhạy cảm, sếp có thể có ý kiến về bạn, và thậm chí có thể không tạo cơ hội cho bạn trong tương lai.
Vậy bạn làm gì
Kịch bản 1:
Người lãnh đạo gặp bạn tình cờ và hỏi bạn có bận không
Trong trường hợp này, bạn và nhà lãnh đạo tình cờ gặp nhau. Là cấp trên, anh ấy chủ động chào đón bạn, đó là một cách để thể hiện sự thân thiết.
Người lãnh đạo hỏi: "Gần đây bạn có bận không?" Nó gần giống như hỏi "Bạn đã ăn gì chưa?"
Nếu bạn chỉ đi ngang qua đường, sẽ rất tốt nếu bạn nói "Cảm ơn vì sự quan tâm và chăm sóc của sếp".
Nếu bạn gặp trong thang máy và có nhiều thời gian hơn, bạn có thể nói:
"Cảm ơn sự quan tâm của sếp. Gần đây tôi đã tiếp quản dự án xx. Tiến trình hiện tại là xxxx và hiệu suất dữ liệu là xxxx. Tôi dự định sẽ tiếp tục xxxx ..."
Biến câu trả lời thành một báo cáo công việc ngắn.
Bạn không chỉ có thể cho sếp thấy rằng bạn biết rõ công việc của mình mà bạn còn để lại ấn tượng sâu sắc với người lãnh đạo, người lãnh đạo cũng có thể đưa ra một số gợi ý để giúp bạn.
Kịch bản 2:
Khi người lãnh đạo nói chuyện với bạn về những điều khác, sếp đột nhiên hỏi bạn có bận không
Anh ấy (sếp) có thể quan tâm đến cơ thể của bạn, muốn biết gần đây bạn có mệt không, hoặc có thể đang trò chuyện, nghĩ về những điều khác mà bạn có thể làm.
Nói tóm lại, lãnh đạo tử tế với bạn.
Phản hồi của bạn vẫn là cảm ơn + báo cáo.
Vì bạn đã trò chuyện và có nhiều thời gian, tôi khuyên bạn nên liệt kê tất cả các nhiệm vụ trong tay và bạn có cơ hội đưa ra các ý tưởng.
Ví dụ, bạn cảm thấy rằng có quá nhiều thứ gần đây, bạn muốn giảm căng thẳng hoặc bạn muốn phụ trách một nhiệm vụ nhất định hoặc bạn cần hỗ trợ lãnh đạo cho một dự án,...
Hãy để các nhà lãnh đạo có một bức tranh rõ ràng hơn về tình hình của bạn.
Nếu người lãnh đạo có thiện chí với bạn, anh ta sẽ nghĩ về bạn và sắp xếp xem xét tình huống của bạn.
Kịch bản ba:
Khi bạn đang ở nơi làm việc, nhà lãnh đạo đột nhiên tìm đến bạn,
Hỏi xem bạn có bận không
Tôi đã hỏi cụ thể đến bạn, và tôi có một cái gì đó để gửi cho bạn. Trong trường hợp này, không quan trọng bạn có thực sự bận hay không, không cần trả lời trực tiếp. Điều quan trọng là phải hỏi lãnh đạo hai câu hỏi nhanh chóng.
1. "Lãnh đạo, anh có điều gì muốn làm phải không?"
Người lãnh đạo nói chung sẽ trả lời theo lời bạn và nói những điều cụ thể, bởi vì đây là trọng tâm của những gì anh ấy muốn nói. Lúc này sự chú ý của bạn cũng nên tập trung vào những việc cụ thể, suy nghĩ xem nên làm thế nào? Cần bao nhiêu nỗ lực? Những kết quả cần phải được triển khai? Theo kịp nhịp điệu của người lãnh đạo và hỏi trực tiếp nếu bạn không hiểu.
2. "Sếp, anh/chị có vội không?"
Các nhà lãnh đạo có khả năng gửi công việc khẩn cấp, nhưng có thể không, vì vậy hãy hỏi rõ ràng. Nếu đó là khẩn cấp, làm thế nào biết là khẩn cấp? Xem bạn có cần dừng những gì bạn đang làm và dành điều này ưu tiên đầu tiên?
Lưu ý rằng bạn không bao giờ nên đưa ra quyết định của riêng mình. Hãy để các nhà lãnh đạo của bạn đưa ra quyết định.
Nếu bạn đang vội, bạn có thể nói: "Thủ lĩnh, tôi đang làm xxx bây giờ, x sẽ hoàn thành. Công việc của sếp có vẻ khẩn cấp hơn, hay tôi nên làm điều này trước và đẩy xxx đó sau?"
Nếu không vội, bạn chỉ cần nói, "Lãnh đạo, tôi đang thực hiện xxx và số x sẽ được hoàn thành. Tôi đã hoàn thành với xxx và tôi sẽ bắt đầu thực hiện ngay. Có lẽ số x đã hoàn thành. Anh nghĩ có ổn không?"
Dù bạn làm gì trước tiên, hãy cho người lãnh đạo biết khi nào mọi thứ hoàn thành. Một số nhà lãnh đạo thường không nhớ họ đã sắp xếp bao nhiêu công việc cho nhân viên vì vậy hãy báo cáo những đầu việc đã hoàn thành để họ nắm và xem lại.
Nếu bạn đi cùng và nói chuyện với nhà lãnh đạo, bạn không nói về công việc và báo cáo tiến độ, có khả năng bạn làm việc không chăm chỉ. Nhà lãnh đạo sẽ cho rằng bạn làm mọi việc chậm chạp và bị động vào lãnh đạo mọi thứ.
Trên đây là ba kịch bản mà các nhà lãnh đạo hỏi bạn "có bận không" và cách trả lời. Trên thực tế, tại nơi làm việc, các nhà lãnh đạo thường bận rộn hơn bạn và có giới hạn thời gian nói chuyện với bạn. Khi nhà lãnh đạo hỏi bạn có bận hay không, đó là cơ hội quý giá của bạn để giao tiếp với nhà lãnh đạo.
Có thể tóm tắt ba nguyên tắc:
1. Chủ động để cho người lãnh đạo biết bạn đang làm gì, và sự sắp xếp công việc là cần thiết.
2. Chủ động để cho người lãnh đạo biết suy nghĩ và ý kiến của bạn về công việc, và tìm kiếm sự giúp đỡ từ lãnh đạo.
3. Sắp xếp công việc của bạn, bạn đưa ra các đề xuất, hãy để người lãnh đạo vỗ tay.
Trong quá trình đó, bạn đã chứng minh rằng bạn nghiêm túc, có trách nhiệm, có tổ chức, chu đáo, coi lãnh đạo là quan trọng và tôn trọng sự lãnh đạo.
Tôi hy vọng rằng sau khi đọc bài viết này, bắt đầu từ hôm nay, bạn sẽ chú ý đến việc báo cáo và thiết lập một kênh giao tiếp tốt với các nhà lãnh đạo, để các nhà lãnh đạo sẽ không bao giờ hỏi bạn "Bây giờ bạn có bận không?"